Envoyer un fax avec Outlook

Les avancées dans le monde des télécommunications ont simplifié la vie des particuliers ainsi que des entreprises. Ces dernières ont bénéficiées de nombreux avantages surtout en matière de souplesse et de mobilité. Il y a quelques années les organisations étaient  très rigides sur de nombreux aspects du procédé de production et la liberté des travailleurs était restreinte du fait que peu d’action était possible en dehors du lieu de travail.    

Actuellement grâce aux progrès des technologies d’information et de communication, la vie des entreprises s’est améliorée en grande partie grâce à la modernisation des procédés de production comme l’envoi et la réception de documents par fax. Avant l’arrivée du fax virtuel, les entreprises étaient limitées au moment d’envoyer et recevoir des documents : A chaque fois qu’il y avait besoin de ce service il fallait se déplacer à l’endroit où se trouvait la machine de fax et se “battre” avec pour pouvoir l’utiliser.  Souvent elle ne marchait pas, ou les fournitures utiles à son utilisation comme l’encre ou le papier étaient épuisées.

Depuis l’arrivée du fax virtuel, les entreprises ont la possibilité d’envoyer et de recevoir des documents de fax directement depuis un courrier électronique, ce qui représente un gain énorme en matière de mobilité. De plus elles réduisent leur coût d’électricité et autres fournitures comme le papier et l’encre.

Envoyer un fax depuis un courrier électronique est très simple et nous vous montrons comment le faire depuis l’application de courrier Outlook.  

Fax avec Outlook

Le procédé est simple et facile, il suffit d’accéder à votre compte autorisé pour l’envoi de fax, et rédiger un nouveau message comme s’il s’agissait d’un mail classique .

Une fois le nouveau message créé, il suffit de suivre les étapes suivantes pour envoyer un fax avec Outlook:  

1.- “À…” : Sur ce champ vous devez ajouter le numéro de fax de la personne ou entreprise à laquelle vous voulez envoyer le document, suivi de @petitenote.fr. Par exemple si le destinataire a le numéro 00331XXXXXXXX, le champ “À” devrait être 00331XXXXXXXX@petitenote.fr

2.- “Objet” : Nous vous attribuerons un code de sécurité à 4 chiffres qu’il faudra ajouter sur ce champ afin d’éviter qu’une personne puisse envoyer un fax à votre place, et pour faciliter au système l’identification de ce courrier comme un fax.

3.- “Champ de texte” : Sur le champ de texte vous ajoutez simplement votre fichier de fax. Nous vous recommandons le format .pdf qui est plus fiable et vous garantira l’envoi correct ; toutefois notre système permet de nombreux autres formats. Vous pouvez également écrire un texte sur le corps du message.

 

 

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